Анализ многолетнего опыта автоматизации бухгалтерского учета с помощью решений фирмы 1С позволяет выделить несколько правил, выполнение которых помогает повысить шансы на достижение поставленных целей. Знать и учитывать приведенные ниже правила желательно как внедренцам, так и их клиентам.

Важно понимать, что описанные выводы не универсальны, и должны сопровождаться адекватной организацией проекта, корректной IT-инфраструктурой. Успешное внедрение предусматривает то, что клиент будет доволен результатом, проблем по вине внедренца будет минимум, клиент и внедренец продолжат сотрудничество по сопровождению автоматизированной системы, а также если представители компании-заказчика в дальнейшем рекомендуют внедренца другим потенциальным клиентам.

Правило 1. Автоматизация должна окупаться

Согласно этому правилу новая информационная система должна окупать себя тем или иным способом. Например, она должна приносить выручку. Это вполне реализуемо, если сделки будут оформляться быстрее, что обеспечит постоянный поток покупателей. Или если покупатели будут привлечены быстрым и качественным обслуживанием. Система может окупаться также за счет экономии издержек (например, путем оптимизации складских остатков, освобождения пользователей от сложных расчетов, снижения риска налоговых взысканий).

Необходимо, чтобы каждый пользователь системы понимал корпоративные и индивидуальные выгоды от внедрения, поскольку без этого польза будет минимальной. Поэтому партнер по внедрению должен провести разъяснительную работу, в ходе которой сотрудникам заказчика будут описаны выгоды от использования возможностей 1С.

Правило 2. Необходимо сразу практиковать автоматизированный учет

Нередко встречается ситуация, когда пользователи не доверяют новой системе, и продолжают вести бумажный учет или в лучшем случае комбинировать его с компьютерным. Это приводит к увеличению сроков обработки информации, появлению ошибок, их мучительному поиску и обвинению автоматизации во всех этих бедах.

Автоматизированный учет может вызывать недоверие у недостаточно обученных, консервативных пользователей или если определенные функции системы объективно некорректно работают.

Чтобы избежать нежелательных последствий такого отношения, необходимо провести обучение, мотивировать пользователей, обеспечить корректную работу системы на всех участках. Это сделает работу пользователей максимально комфортной и избавит от сомнений в возможностях системы.

Правило 3. У клиента должна быть работающая схема бизнеса

Автоматизация окажется бесполезной, если отсутствует взаимодействие частей бизнеса, логика ведения учета, осмысление бизнес-процессов, понимание принципов отражения хозяйственных операций перед контролирующими структурами. Следствием некорректной стратегии руководства может стать практически нелегальная деятельность их компаний, автоматизация которой либо физически невозможна, либо бессмысленна.

В ходе предпроектного исследования партнер по внедрению должен тщательно изучить существующую схему бизнеса и возможность ее автоматизировать. Если проблемы будущего проекта окажутся явными уже на этом этапе, можно выбрать один из путей:

• отказаться от его реализации;
• дождаться, пока клиент самостоятельно доработает слабые элементы схемы (или за дополнительную плату помочь их доработать);
• документально заверить то, что внедренец не несет ответственности за учет недоработанных участков бизнес-схемы.

Правило 4. Человек вводит данные, запрашивает отчеты, проводит анализ. Компьютер все считает

Выполняя это правило, бухгалтер, например, не пользуется устаревшим методом прямого перебора для проверки данных, а пользуются специально предназначенными для этого отчетами. В частности, он вводит первичную документацию, фиксирует хозяйственные операции, а после этого с помощью отчетов проверяют учетные данные.

Представители компании-внедренца должны разъяснить пользователям правильную методологию учета, которая позволит ускорить и облегчить проверку с помощью отчетов.

Правило 5. Схему учета необходимо замкнуть на максимально возможном количестве участков

Данное правило подразумевает то, что на всех задействованных участках учета должен быть максимальный объем данных, а для проверки этих данных необходимо установить контрольные точки. В результате учет будет всегда актуальным, защищенным от ошибок и фальсификаций. Для проверки каждой контрольной точки достаточно анализа данных из отчета. Это позволит выявить любые изменения на участке учета, с которого начинаются ошибки.

Если учет не замкнут, подобные проверки недоступны; сверку с первичной документацией можно осуществить только методом прямого перебора.

Правило 6. Типовой функционал должен быть максимально сохранен

Если типовая функциональность модифицирована или к ней приписана дополнительная, обновление автоматически становится сложнее и дороже. Если же доработки неизбежны, то оптимальным решением будет приписать изменения с минимальным редактированием стандартным функций, как дополнительные элементы системы. Это позволит облегчить обновление и использовать типовой функционал максимально близко документации разработчика.

Правило 7. Локальные задачи должны решаться без отрыва от методики автоматизированного учета

Самый перспективный проект, в который вложены огромные суммы денег, над которым работает отличный программист со стороны внедренца и отличный бухгалтер со стороны заказчика, в результате обернется настоящим кошмаром, если не учитывается методическое ядро информационной системы.

Лучшее решение в подобной ситуации – участие в проекте методически подкованного специалиста, который будет знать все тонкости учета организации и сможет корректно ставить задачи программисту в соответствии с типовой функциональностью информационной системы и необходимыми доработками. В то же время, этот специалист должен суметь донести до клиента оптимальную схему ведения учета в контексте проекта по автоматизации, сохранив баланс между нуждами заказчика и исполнителя.