Одним из своеобразных "китов", на которых держится управление предприятием, является единое информационное поле, позволяющее различным подразделениям и структурам наладить эффективное взаимодействие.

Для того чтобы сформировать такое пространство, необходимо оптимизировать потоки информации, которой оперируют как внутри предприятия, так и за его пределами. Другими словами, успешно сформировать единое информационное пространство можно только после завершения процессов стандартизации и унификации НСИ – нормативно-справочной информации на предприятии. Подсистема НСИ – это комплексная компонента, включающая справочники, словари, классификаторы, стандарты, которые используются на предприятии.

Предназначением систем по управлению нормативно-справочной информации является повышение достоверности информации и обеспечение совместимости учетной и отчетной документации. При надлежащем подходе такая система становится одним из ключевых факторов, гарантирующих корректную работу информационной системы предприятия.

В результате внедрения системы управления нормативно-справочной информацией появляется возможность контролировать качество НСИ, корректность данных, что в свою очередь приводит к повышению эффективности управленческих решений и улучшению важнейших показателей деятельности предприятия. НСИ является одним из основных элементов в схеме корпоративной информационной системы, и ее ключевая задача – обеспечить согласованность данных, используемых в бизнес-процессах организации.

Если на предприятии используется несколько автоматизированных информационных систем одновременно (а именно так зачастую и происходит), их необходимо интегрировать для формирования единого пространства. Это позволит обеспечить полноту, актуальность и достоверность данных для всего предприятия.

Процесс интеграции автоматизированных систем включает работу с данными и с приложениями, в частности – систематизацию НСИ из справочников контрагентов, персонала, услуг, технических и материальных ресурсов. Кроме того, необходимо сформировать общие для всех подразделений предприятия регламенты ведения и использования НСИ. Благодаря автоматизации НСИ достигается оптимизация работы со всеми типами данных и повышается эффективность использования ресурсов организации.

Независимо от назначения автоматизированных систем, используемых на предприятии, имена справочников в них, как правило, совпадают. Однако по причине отсутствия единого регламента работы с ними каждый пользователь по-своему редактирует, добавляет и удаляет записи в системах. Большинство позиций добавляется в справочники в спешке, что приводит к непонятным сокращениям, опечаткам, дублированию данных или их нехватке.

Если на предприятии не определены стандарты и пути заполнения элементов справочников, то информация в справочниках будет заполняться так, как захотят пользователи. Впоследствии возникает беспорядок во всем информационном пространстве предприятия: справочные данные искать и идентифицировать все сложнее, информация дублируется – все это не может не отразиться и на качестве работы в целом.

Чтобы продемонстрировать, о чем речь, приведем пример. Справочник материально-технического обеспечения может содержать несколько групп со схожими объектами, которые отличаются сферой применения и характеристиками. Соответственно, пользователю, заполняющему атрибуты объектов, необходимо иметь обширные знания в различных областях для наиболее корректного заполнения характеристик объектов. В таком случае пользователи, которые будут пользоваться справочником после него, смогут идентифицировать объекты без каких-либо разночтений.

Не менее важную роль играет удобная группировка записей в справочниках. Это касается всех справочников, но особенно важно в случаях с многочисленными записями. Если любой пользователь системы имеет возможность редактировать справочники, то ошибки практически неизбежны. Каждый пользователь, корректирующий данные в справочнике, будет группировать элементы нормативно-справочной информации к группам, которые максимально соответствуют отрасли его профессиональной деятельности.

Следствием описанных факторов становятся затруднения при дифференциации объектов нормативно-справочной информации и дублирование элементов. Еще одна проблема в работе с данными на производстве – узкие границы ответственности отдельно взятого пользователя. Если за отдельные участки справочников можно найти ответственных, то весь справочник централизованного управления не имеет. Единая система управления НСИ – это оптимальный путь разрешить проблемы такого рода.

Автоматизация НСИ позволяет консолидировать учетные данные на новом уровне, оптимизировать материальные запасы, принимать правильные и оправданные управленческие решения, упростить процесс формирования отчетности.

Перед тем, как приступить к консолидации НСИ, нужно обязательно провести специальную подготовку справочников и классификаторов централизованной системы нормативно-справочной информации.

Когда система будет внедрена на предприятии и запущена в действие, любое действие со справочниками (добавление, редактирование, удаление информации) должны производиться согласно установленному регламенту и методике с учетом статуса пользователя и доступных ему возможностей.

В результате автоматизации учета нормативно-справочной информации предприятие получает ряд преимуществ:

• централизация планов закупок;
• интеграция нескольких информационных систем различного назначения;
• оптимизация работы складов и использования запасов;
• обеспечение эффективного взаимодействия служб и подразделений предприятия;
• обеспечение актуальных данных НСИ;
• оперативное получение консолидированной отчетности.