Вопрос начисления отпускных занимает особое место в бухгалтерской среде, ведь для корректного выполнения этой операции необходимо учитывать достаточно большое количество различных данных.

В этой статье мы рассмотрим основные моменты расчета отпускных в типовом решении "1С:ЗУП".

Для того чтобы приступить к расчету отпускных, необходимо открыть новый документ "Начисление отпуска", доступ к которому возможен через закладку "Расчет зарплаты" на рабочем столе. Еще один способ – войти в пункт меню "Расчет зарплаты по организациям", выбрать подпункт "Неявки" и в нем открыть раздел "Начисление отпуска сотрудникам организаций". Оба способа позволяют открыть документы по начислению отпусков. Для открытия нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" и приступить к оформлению.

Откроется форма для создания нового документа, в которой необходимо последовательно заполнить все поля. В первой строке необходимо указать организацию – автоматически программа вносит в это поле название организации, которую пользователь указал в настройках; при необходимости этот реквизит можно изменить, выбрав другую организацию из выпадающего списка. Далее указывается месяц, за который начисляется отпуск, и имя сотрудника.

Теперь можно приступить к заполнению первой закладки "Условия". Здесь должна быть указана дата начала отпуска, реквизиты ежегодного оплачиваемого отпуска (галочка "Начислить" и сроки отпуска). В автоматическом режиме будет определено количество календарных дней по указанным датам начала и завершения отпуска. Программа также вычислит дату окончания сама, если будет указан день начала и количество дней отпуска.

После этого необходимо указать период работы, за который предоставлен отпуск, для дальнейшего отображения в записке-расчете о предоставлении отпуска (внешняя печатная форма Т-60).

Напротив строки "Рассчитывать средний заработок" доступна возможность выбрать параметры по календарным дням или шестидневному режиму работы.

Если сотрудник впридачу к основному отпуску имеет право на дополнительный, следует отметить галочкой пункт "Начислить" в разделе, в котором расположены реквизиты дополнительного отпуска. После этого нужно указать даты начала и окончания другого отпуска, выбрать из выпадающего списка вид отпуска, написать, сколько дней он продлится.

При открытии закладки "Оплаты" для суммы дополнительных отпускных будет создана новая строка.

Однако если расчеты среднего заработка основного и дополнительного отпуска отличаются друг от друга, ввод оплаты должен производиться не одним документом – для дополнительного отпуска необходимо создать новый документ по начислению отпуска сотрудникам. В этом документе нужно снять галочку у группы реквизитов ежегодного отпуска, а установить только для дополнительного. Все другие реквизиты можно заполнять аналогично описанному выше алгоритму.

Ниже находятся реквизиты, необходимые для уплаты налога на доходы физических лиц. В частности, здесь указывается дата выплаты отпускных. В законодательстве оговаривается, что выплата отпускных должна производиться как минимум за 3 дня до отпуска, поэтому как только пользователь указывает день начала отпуска, система автоматически заполняет и этот реквизит.

Программа "1С:Зарплата и Управление персоналом" позволяет рассчитывать средний заработок и суммы отпускных автоматически. Для этого достаточно просто нажать кнопку "Рассчитать" внизу окна. Если в базе есть данные, позволяющие рассчитать средний дневной заработок за предыдущий год, автоматически будут рассчитаны и отпускные.

Закладка "Расчет среднего заработка" предназначена для корректировки данных, которая позволит вручную рассчитать средний заработок сотрудника. В этой закладке находится табличная часть, в строках которой доступны к редактированию начисленные суммы и количество дней в каждом из расчетных периодов.

Под таблицей находится кнопка "Рассчитать начисления", с помощью которой можно произвести пересчет начислений отпускных.

Если требуется возобновить результаты автоматических расчетов среднего заработка, достаточно просто нажать кнопку "Рассчитать", которая находится над таблицей.

Между упомянутыми закладками находится "Оплата" – закладка, в которой описаны результаты расчетов отпускных.

Когда ведется расчет для отпуска, который "разбит" на несколько периодов в течение календарного года, в таблице создаются дополнительные строки, количество которых будет зависеть от того, сколько периодов попадет в отпуск. Если же предусмотрен дополнительный отпуск, для него также будет сформирована расчетная строка.

Полученные в автоматическом режиме результаты расчета отпускных могут быть отредактированы вручную, если в этом возникнет необходимость.

Над табличной частью находится кнопка, позволяющая произвести повторный пересчет оплаты отпускных.

Под основной таблицей располагается таблица, содержащая результаты расчетов налога на доходы физических лиц по текущему документу. Нажав "Рассчитать НДФЛ", пользователь получит возможность пересчета НДФЛ по документу.

Если необходимо получить более подробную информацию о расчетах налога на доходы физических лиц, следует воспользоваться кнопкой, находящейся слева от кнопки расчета НДФЛ. Кнопка "Дополнительно" позволяет ознакомиться с применяемыми вычетами работника, влияющими на расчет налога.

Когда все расчеты произведены и проверены, документ можно проводить. В результате формируются печатные формы расчета среднего заработка как по основному, так и по дополнительному отпуску, по компенсации отпуска, а также записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).