Открыть модальное окно

Введите символы на картинке


Скачать

Оптимизация работы удаленного бухгалтера



В жизни каждого бухгалтера есть место не только удовольствию от любимой работы, но и периодическому стрессу и постоянному напряжению от… все той же любимой работы. Для счетоводов, которые выбрали удаленный режим работы, уготовано еще больше профессиональных "приключений", чем для их офисных коллег. Ведь привычно напряженная подготовка отчетности у них носит еще более "экстремальный" характер в связи с проблемами, возникающими из-за особенностей их формы занятости. Клиенты, как правило, не демонстрируют чудес дисциплинированности, руководители фирм-заказчиков тяжело идут на контакт, рабочий день в конце отчетного периода планировать практически невозможно, при этом клиент желает всегда быть в курсе дела.

 В этой статье мы попробуем дать несколько советов, которые помогут удаленному бухгалтеру справиться со сложностями его работы.

Дисциплина клиентов


Это один из главных камней преткновения, мешающих удаленным бухгалтерам справляться с их обязанностями. Стабильный учет возможен, если передача необходимой документации осуществляется стабильно и постоянно. Однако практика показывает, что большая часть документов отправляется бухгалтеру лишь непосредственно перед стартом отчетности. В результате и без того напряженный период становится еще сложнее и загруженнее. Поэтому бухгалтер вынужден регулярно требовать от клиента своевременной пересылки документов и стремиться к оптимизации ввода первичной документации.

Пути решения

Можно нанять помощника или менеджера для постоянной связи со стороной клиента и с необходимой периодичностью запрашивать первичную документацию по событиям, которые находят отражение в банковской выписке.

Освойте программу по CRM или менеджер задач. Например, список возможностей онлайн-сервиса Мегаплан включает работу со списками клиентов и их контактами, хранение последнего результата общения, а также создание напоминаний (последнее можно использовать для того, чтобы не забыть вовремя запросить документацию у клиента). А веб-приложение Trello помогает организовать работу нескольких сотрудников, обеспечивая доступ к информации о статусе актуальных задач.

Вам обязательно поможет синхронизация рабочего календаря с почтовым клиентом. Наиболее распространенные сервисы Gmail и Outlook предоставляют возможность создания задач с настроенными напоминаниями.

Наверняка вы пользуетесь компьютерной бухгалтерской программой, например, "1С:Бухгалтерия" – это также может дать ряд дополнительных преимуществ. Если вы предоставите клиенту минимальный доступ к этой программе, он сможет самостоятельно вводить необходимые документы, сканировать накладные и загружать их цифровые варианты. Всегда есть вероятность, что со стороны клиента могут возникнуть различные ошибки в документах, однако благодаря определенным ограничениям в доступе проводку документов могут делать только бухгалтеры, что позволяет сохранить корректность передаваемой информации.

Работа современного бухгалтера – это работа с файлами. Обеспечьте удобство и безопасность своей деятельности с помощью файловых хранилищ (например, Яндекс Диск или Google Drive).

Отсутствие налаженного контакта с клиентом

Удаленный бухгалтер в большинстве случаев лишен возможности напрямую решать рабочие вопросы с руководителями и менеджерами фирмы-заказчика, уточняя различные нюансы и тонкости в документации. Кроме того, документы, поступающие на обработку, далеко не всегда составлены и оформлены согласно регламенту. Дополнительные трудности вызывает то, что документы поступают в различных форматах – от традиционных бумажных файлов до файлов Microsoft Excel или выгрузок из 1С на цифровых носителях.

Пути решения

Современные технологии подарили массу средств коммуникации, не использовать которые – как минимум опрометчиво. Поддерживайте связь с клиентами через Skype, IСQ, чаты. Эти программы и приложения практически избавляют от необходимости находиться в географической близости и помогают быстро решать любые вопросы.

Современные бухгалтерские программы дают возможность сопровождать документы комментариями, и если ваши клиенты привыкнуть пользоваться такими инструментами, будет сэкономлено много времени как для вас, так и для них.

Договоритесь с клиентом об отправке документов в одном, наиболее удобном для вас виде (электронные версии, сканы, фото).

Проблемы с планированием рабочего времени

Напряженный период отчетности для удаленного бухгалтера усугубляется тем, что составление плана рабочего дня превращается в серьезную проблему. Ежедневный сбор информации по всем фирмам становится необходимостью, поскольку от контролирующих органов постоянно приходят ответы, запросы и отказы.

Пути решения


Попытайтесь начинать день с распечатки списка ваших клиентов и отчетности, которая должна быть сдана. По каждому из клиентов отмечайте статус. Не оптимальное, но проверенное временем решение.

Выберите одно из многочисленных приложений для планирования собственных задач и установки дедлайнов по ним (EverNote, One Note и другие).

Самым удобным и быстрым способом решения проблемы планирования рабочего дня является отправка отчетов через интернет в электронном виде. Оптимальное решение в этом случае – сервис "1С-Отчетность" от фирмы 1С.

Ежемесячный отчет перед клиентом

Удаленный бухгалтер должен помнить о необходимости выставить клиенту счет и представить отчет о выполненной работе. На это уходит драгоценное время, которое можно уделить решению более важных вопросов.

Пути решения

Современные бухгалтерские онлайн-сервисы предоставляют возможность использовать многопользовательский режим, в котором данные можно открыть руководителям и менеджерам наряду с бухгалтером. В результате участникам процесса намного легче наладить взаимодействие и отслеживать ход и результат проделанной работы.