Ни у кого не вызывает сомнений то, что крупные торговые сети федерального уровня, представленные в различных уголках страны, нуждаются в автоматизации. Когда же речь заходит о небольших магазинах или торговых павильонах в маленьких городках – мнения разделяются. Предлагаем разобраться, нужна ли автоматизация маленьким магазинам и если нужна – то зачем.

Для лидеров торговли, больших торговых сетей совершенно естественным состоянием является постоянный поиск новых стратегий развития путем внедрения передовых технологичных решений, позволяющих максимально автоматизировать управление бизнесом. Сомнений на тему необходимости автоматизации у руководителей таких предприятий практически нет. Они четко осознают, что только оптимизация информационной базы может дать возможность повысить эффективность работы и стать более конкурентоспособным.

У владельцев маленьких магазинов и торговых точек взгляд на вопрос автоматизации принципиально иной. В большинстве своем они полагают, что автоматизация им попросту не нужна. Магазин слишком маленький, ассортимент продукции достаточно скромный, покупателей немного, как и работников, да и денег на внедрение информационных систем не найдется.

На первый взгляд, с подобным мнением можно согласиться. Однако ситуация открывается в новом свете, если рассмотреть ее немного глубже. Чтобы обеспечить эффективное управление предприятием в сфере торговли важно иметь контроль над большим количеством бизнес-процессов магазина. В частности, речь идет о таких аспектах деятельности:

• управление финансами (взаиморасчеты с поставщиками, расчет зарплаты, оплата аренды и налогов);
• управление продажами (анализ конкурентов, нужд клиентов, маркетинг, ценообразование);
• управление персоналом (подбор и обучение сотрудников, мотивация и контроль персонала);
• управление затратами (издержки, налоги);
• управление запасами (анализ продаж, отслеживание остатков, оперативный заказ);
• работа с клиентами (расширение клиентской базы, программы лояльности, обратная связь).

Независимо от того, каков масштаб предприятия, перед ним всегда стоят одни и те же задачи, и от их решения зависит эффективность его деятельности. Если речь идет о крупных компаниях, над каждым из перечисленных направлений работают отдельные подразделения, во главе которых стоят руководители. Это позволяет генеральному директору или владельцу бизнеса отдать руководителям подразделений бразды оперативного управления и заниматься преимущественно вопросами стратегического управления, а также осуществлять общий контроль над деятельностью предприятия. Для этого ему не нужно обращаться за консультациями к подчиненным – всю необходимую информацию можно легко и быстро получить в информационной системе.

У владельцев небольших предприятий ситуация несколько отличается. За большую часть процессов им приходится нести ответственность самостоятельно – включая аналитику, планирование, контроль выполнения. Это связано с тем, что расширять штат сотрудников они позволить себе не могут, и нет руководителей подразделений, которым можно было бы делегировать задачи. Это в результате и становится основным камнем преткновения: не имея автоматизированной системы управления предприятием, руководителю становится крайне сложно осуществлять оперативный контроль выполнения задач.

Кроме того, неоспоримым стоит признать тот факт, что именно небольшие торговые предприятия нуждаются в хорошо налаженном оперативном управлении, поскольку даже маленькая ошибка может обернуться большими потерями. Ведь если в каком-либо гипермаркете неожиданно уволится кассир, несколько покупателей окажутся недовольны сервисом, будет задержана оплата поставщику – критичными помехами бизнесу подобные факторы не станут. В то же время, для небольшого магазина любая из перечисленных ситуаций может стать серьезной проблемой в работе.

В сухом остатке вырисовывается следующая картина: руководитель крупного торгового предприятия отвечает за стратегию и общий контроль; перед руководителем небольшого предприятия стоит масса задач оперативного характера.

В свете этих обстоятельств ответ на вопрос о том, кто больше нуждается в автоматизации бизнеса, уже не столь однозначен. Однако автоматизируются все-таки в основном именно большие предприятия. При этом маленьким магазинам, как выясняется, автоматизация нужна не меньше, а возможно – даже больше, чем их более крупным конкурентам. Очевидно, что владельцы и руководители небольших предприятий осознают важность автоматизации, но почему-то не предпринимают мер по внедрению подходящих информационных систем. Почему?

Самый популярный аргумент против автоматизации небольших торговых предприятий – это слишком дорого. Однако этот довод легко опровергается при простейшем сравнении стоимости внедрения и финансовых потерь, которые несет неавтоматизированное предприятие. Сотрудники зачастую воруют, нужная продукция заказывается с большими задержками, покупатели остаются неудовлетворенными – это те явления, которые приносят магазинам больший урон, чем автоматизация, которая, в свою очередь поможет решить подобные проблемы. В торговле важны все данные – например, ежедневное количество покупателей, наиболее популярные виды товаров (в том числе и в определенное время суток), каким образом погашаются задолженности поставщикам и многое другое. Если руководитель не интересуется подобными данными и не учитывает их, предприятие, конечно, может существовать, но только в убыток. Любой бизнес имеет цель быть прибыльным, а это возможно, только если есть покупатели и если они – довольны.

Некоторые руководители не готовы автоматизировать свой бизнес, поскольку не знают, как окупится этот процесс. В каждом случае этот показатель индивидуален. Однако в среднем внедрение информационной системы окупается за полгода. А выгода в оптимизации управленческих процессов становится очевидной практически сразу по завершении проекта.